Официальное письмо — важный инструмент деловой переписки. Его структура и форма должны соответствовать нормам делового этикета. Неправильное оформление может снизить доверие к отправителю. Рассмотрим, как составить письмо, чтобы оно произвело правильное впечатление.
Реквизиты в шапке документа
В верхнем правом углу укажите данные организации-отправителя:
- Полное название компании или ФИО физического лица
- Юридический адрес
- Контактный телефон и электронная почта
- ИНН и КПП (для юридических лиц)
Ниже проставьте исходящий номер и дату составления. Дата пишется полностью: «15 октября 2023 г.».
Адресат и обращение
Укажите наименование получателя с новой строки:
- Название организации в родительном падеже
- Должность и ФИО конкретного лица
- Почтовый адрес
После этого следует обращение: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Директору ООО «Ромашка» И.И. Иванову». Не используйте разговорные выражения или сокращения.
Основная часть письма
Текст делится на абзацы:
- Введение — цель обращения и ссылка на предыдущие контакты
- Основное содержание — детали запроса или предложения
- Заключение — просьба о конкретном действии и сроки
Избегайте эмоциональных выражений и субъективных оценок. Формулируйте мысли четко и лаконично. Если есть приложения, укажите их перечень в конце основного текста.
Подпись и заверение
В нижней части проставьте:
- Должность отправителя
- Личную подпись
- ФИО полностью
- Расшифровку подписи (при необходимости)
Для юридических лиц обязательна печать под подписью. В электронном письме вместо подписи используется контактная информация в подписи сообщения.
Пример оформления
Проверьте письмо на наличие ошибок:
- Соответствие реквизитов требованиям
- Правильность падежей в адресной части
- Отсутствие сокращений и сленга
- Четкая структура и логичное изложение
- Грамматическая и орфографическая корректность
Правильно написанное официальное письмо укрепляет деловые отношения и повышает авторитет отправителя. Следуя стандартам оформления, вы демонстрируете уважение к получателю и профессиональный подход к работе.